Crossfy permite gestionar el flujo monetario del gimnasio mediante Cajas, donde pueden registrar ingresos y egresos, generar reportes y vincular ventas de productos y paquetes.
Crear una caja
Al crear una caja se piden estos campos:
Nombre: Nombre identificatorio (ej: Septiembre, Mercado Pago, Efectivo).
Descripción: Detalle opcional de la caja.
Activa: Si la caja está activa, se pueden imputar movimientos. Si no, queda cerrada.
Renovación mensual automática: Si la activan, el día 1 de cada mes Crossfy crea solo la caja del mes nuevo (ej: "Caja Julio" pasa a "Caja Agosto"), le pasa los planes que imputaban en la caja anterior (y la caja de los pagos de Mercado Pago, si correspondía) y cierra la caja vieja. Ideal si usan una caja por mes.
Consejos para gestionar Cajas
La recomendación es crear cajas por mes, donde imputar cada movimiento. A fin de mes pueden hacer los retiros necesarios, dejarlas con saldo cero, cerrarlas y crear una del siguiente mes. Esta es la forma que están utilizando la mayoría de los gimnasios.
Para no tener que hacer ese cambio de mes a mano, activen la Renovación mensual automática en la caja del mes: la caja nueva se crea sola el día 1 y los planes pasan a imputar ahí automáticamente.
Cerrar una caja
Desde los movimientos de la caja, el botón Cerrar Caja la deja cerrada: ya no se pueden imputar movimientos nuevos.
Si hay planes (o los pagos de Mercado Pago) que imputan sus cobros automáticos en esa caja, al cerrarla se les pregunta a qué caja quieren pasarlos, así los próximos pagos no quedan sin registrar. Si eligen no reasignarlos, los pagos nuevos de esos planes no se imputarán en ninguna caja hasta que les asignen una desde la edición del plan.
Ingresos y Egresos
Para imputar movimientos están los botones de Ingreso y Egreso. En ambos se ingresa la fecha, la hora, el importe y un concepto. De forma opcional se puede elegir el socio al que corresponde el movimiento (se busca por nombre, apellido, email o DNI).
Los movimientos también se pueden editar desde el botón correspondiente; al editar se puede asignar, cambiar o quitar el socio. En los cobros de paquetes el socio se toma automáticamente del paquete y no se edita.
Pagos y movimientos de cada socio
En la ficha de cada socio, la sección Pagos y movimientos muestra sus últimos 20 movimientos de caja, de todas las cajas: fecha, concepto, caja e importe. Ahí aparecen los cobros de sus paquetes (cargados por el gimnasio, por comprobante desde la app o por Mercado Pago) y las ventas o movimientos manuales en los que se eligió a ese socio. La sección solo la ven los administradores con permiso de Cajas.
Nota: los movimientos cargados antes de esta función no tienen socio asignado. Si quieren que aparezcan en la ficha:
- Ventas y movimientos manuales: editen el movimiento, elijan el socio y guarden.
- Cobros de paquetes: al editarlos no aparece el campo socio. Alcanza con editar el movimiento y guardarlo: el socio se toma automáticamente del paquete.
Nota: Al ingresar a la caja se muestra el día actual por defecto. Para ver más días, seleccionen las fechas y presionen Buscar.
Movimientos automáticos
Cuando se realizan operaciones desde otras secciones (como ventas de productos o cobro de paquetes), los movimientos se registran automáticamente en la caja seleccionada.
Acciones disponibles
Descargar movimientos: Eligen fecha desde y hasta, y se descarga un Excel con cada movimiento del período. Si corresponde a una venta de paquete, se incluyen los datos del socio.
Resumen Mensual: Totalizador de ingresos y egresos día por día del mes.
Editar Caja: Para cambiar datos o desactivarla.
Eliminar Caja: Solo se puede eliminar si no tiene movimientos asociados.