Cancelación de turnos y penalización

En esta sección explicamos cómo funciona la cancelación de turnos en Crossfy, incluyendo las reglas de tolerancia y penalización.

¿Cómo cancelar un turno?

El socio puede cancelar un turno reservado desde la aplicación, ingresando a la sección "Mis Clases" o directamente desde la agenda en el detalle de la clase. Al presionar el botón de cancelar, el turno se elimina.

Desde el panel de administración, el administrador también puede cancelar turnos de cualquier socio desde el detalle de la clase.

Tolerancia de cancelación

Cada gimnasio puede configurar un tiempo mínimo de anticipación para cancelar sin penalización. Este valor se configura en Configuración → Reservas, campo "¿Hasta cuándo se puede cancelar sin penalización?" (en minutos).

El comportamiento es el siguiente:

• Cancelación a tiempo (antes de la tolerancia): El turno pasa a estado Eliminado. No consume turno del paquete. El socio recupera el turno.

• Cancelación tardía (dentro de la tolerancia): El turno pasa a estado Ausente. Consume el turno del paquete como penalización. Esto incentiva a los socios a cancelar con tiempo.

Ejemplo: Si la tolerancia está configurada en 60 minutos y la clase empieza a las 9:00, el socio puede cancelar sin penalización hasta las 8:00. A partir de las 8:01, la cancelación consume el turno.

"Configuré la tolerancia pero los socios pueden cancelar igual"

Es el comportamiento esperado. La tolerancia no bloquea el botón de cancelar: el socio siempre puede cancelar un turno reservado (salvo que ya esté marcado como presente). Lo que cambia es la consecuencia: si cancela dentro de la tolerancia, el turno queda como ausente y consume una clase del paquete. En la app, el socio ve el aviso "Podés cancelar hasta X minutos antes de la clase. Después queda como ausente", y si cancela tarde, en el detalle de la clase le figura como ausente.

Por eso, en el detalle de la clase del panel, ese socio aparece en el bloque de Ausentes y no entre los anotados. Si querés verificar que la penalización se aplicó, revisá ahí, o el saldo de turnos en el perfil del socio.

Otros detalles del campo:

• El campo se llama "¿Hasta cuándo se puede cancelar sin penalización?" y está en Configuración → Reservas. Se carga en minutos: 60 = una hora antes, 300 = cinco horas antes, 1440 = un día antes. Con 0 no hay penalización nunca.

• No tiene un máximo. Podés poner, por ejemplo, 2880 para dos días.

• El cálculo usa la hora del gimnasio según la diferencia horaria configurada. Si los socios "cancelan tarde y no se les marca ausente" (o al revés), revisá ese valor en Configuración.

Límite de recuperos

Cuando un socio con turnos fijos cancela a tiempo, recupera el turno y puede usarlo para reservar otra clase. Los gimnasios que quieran acotar esa flexibilidad pueden activar el límite de recuperos en Configuración → Reservas: define cuántas clases puede recuperar el socio por paquete (con la posibilidad de ajustar el valor en cada plan o paquete).

Cancelación por parte del administrador

Cuando un administrador cancela un turno:

• Siempre se marca como Eliminado, sin importar el tiempo de tolerancia. No hay penalización.

• Puede cancelar turnos en estado Presente (el socio no puede hacer esto).

• Se le envía una notificación al socio informando la cancelación.

Turnos ausentes automáticos

Si el gimnasio tiene activada la opción "Pasar diariamente los turnos reservados a ausentes", todas las noches el sistema recorre los turnos del día anterior que sigan en estado "Reservado" y los pasa automáticamente a "Ausente". Esto significa que los turnos no confirmados se consumen como penalización.

Esta opción es recomendada solo para gimnasios que utilizan de manera obligatoria el check-in con código QR o que confirman la asistencia de todas las personas.

Cancelar un turno ausente

En el detalle de la clase, los turnos ausentes se muestran en un bloque aparte llamado Ausentes, separado de los socios anotados. Ese turno ya está consumido del paquete: esa es la penalización.

Si el administrador cancela un turno ausente, el turno vuelve al paquete y el socio recupera saldo para reservar otra clase. Es útil cuando querés perdonarle la falta a alguien, pero conviene no usarlo solo para "limpiar" la lista de la clase: el bloque de Ausentes ya los mantiene separados de los anotados.

Lista de espera

Cuando se cancela un turno y se libera un cupo, el sistema automáticamente notifica a todos los socios que estén en la lista de espera de esa clase.

Resumen