Crossfy permite controlar si los socios pagaron sus paquetes de turnos. Si un socio no paga dentro del plazo configurado, el sistema puede suspenderle el paquete automáticamente hasta que regularice su situación.
¿Cómo activar esta funcionalidad?
Desde el panel de administración, vayan a Configuración > Vencimientos y Deuda. En la sección "Renovación y plazo de pago" encontrarán tres campos:
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Plazo de pago: Define cómo se calcula la fecha límite de pago. Hay dos opciones:
- Día del mes: El socio debe pagar antes de un día fijo del mes (ej: día 10 de cada mes).
- Días desde inicio del paquete: El socio tiene X días desde que arranca el paquete para pagar (ej: 10 días desde el inicio).
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Cantidad de días: El número de días o el día del mes según la opción elegida.
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Días previos para notificación: Cuántos días antes del vencimiento del plazo el sistema empieza a enviar recordatorios diarios por notificación push.
Si se deja en "Desactivado", la funcionalidad no se utiliza y los paquetes no tienen control de pago.
¿Qué pasa cuando un socio no paga?
El proceso es automático:
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Recordatorios: Según los días previos configurados, el socio recibe notificaciones push diarias recordándole que tiene un pago pendiente.
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Suspensión automática: Al día siguiente de vencer el plazo de pago, si el paquete sigue sin pagar, el sistema lo pasa a estado Suspendido. El socio no podrá reservar turnos hasta que pague.
¿Cómo paga el socio?
Desde la aplicación, en la sección "Mis Clases", el socio verá un aviso de pago pendiente con un botón "Pagar ahora". Al presionarlo, puede adjuntar un comprobante de pago.
Cuando el socio adjunta el comprobante:
- El paquete se marca como pagado automáticamente.
- Si estaba suspendido, se reactiva y el socio puede volver a reservar. Además, el sistema intenta recuperar los turnos fijos que la suspensión había cancelado (ver más abajo).
- Si el paquete está vinculado a un plan que tiene una caja asociada, el ingreso se registra automáticamente en esa caja por el precio del paquete. Si el plan no tiene caja o el paquete no viene de un plan, el movimiento hay que cargarlo a mano.
- El administrador recibe un email con el comprobante adjunto y un link directo al perfil del socio.
Si el comprobante no es válido, el administrador puede volver a marcar el paquete como impago desde el perfil del socio o desde la sección de Paquetes.
¿Y si no quiero recibir comprobantes por la app?
Si prefieren que los pagos de deuda se manejen directamente en el gimnasio (por ejemplo, solo en efectivo en recepción), pueden bloquear el envío de comprobantes: en Configuración > Vencimientos y Deuda, con el plazo de pago activado, activen "Bloquear pago de deudas con comprobante".
Con esta opción activada, el socio sigue viendo sus deudas en la app (con los mismos avisos y recordatorios), pero en lugar del formulario para adjuntar comprobante ve un mensaje indicándole que se comunique con administración. El pago lo registra el administrador manualmente con el botón "Marcar Pago". Esta opción no afecta el pago de deudas con Mercado Pago: si el gimnasio lo tiene conectado, el botón "Pagar con Mercado Pago" sigue disponible.
Reclamar un pago por WhatsApp
En la pantalla de Próximos Vencimientos, cada paquete tiene un botón de WhatsApp (visible si el socio tiene celular cargado). Al presionarlo se abre el chat con el socio con un mensaje ya escrito según su situación: si el paquete figura sin pagar, un recordatorio de pago pendiente; si está pago pero por vencer (o vencido), una propuesta de renovación. El mensaje se puede editar antes de enviarlo.
Para que el botón funcione bien, el socio tiene que tener el celular cargado en sus datos. Si al abrir el chat WhatsApp dice "número inválido", corrijan el celular del socio (suele faltar el código de área).
Marcar pago manualmente
Desde el panel de administración, en la sección de Paquetes, el administrador puede marcar cualquier paquete como pagado presionando el botón "Marcar Pago" (icono de dólar). Opcionalmente puede registrar el movimiento en una caja. Si el paquete estaba suspendido, se reactiva y también se intentan recuperar los turnos fijos cancelados por la suspensión.
Recuperación de turnos fijos al reactivar
Cuando el sistema suspende un paquete por falta de pago, cancela todos sus turnos futuros reservados. Al reactivarse el paquete (porque el socio adjuntó comprobante o el administrador marcó el pago), el sistema intenta recuperar automáticamente los turnos fijos que esa suspensión canceló.
La recuperación tiene estas reglas:
- Solo se recuperan turnos fijos (los horarios semanales fijados por el administrador). Los turnos sueltos que el socio había reservado no se recuperan: los tiene que volver a reservar.
- No se recuperan turnos que el socio o el administrador cancelaron a mano: solo los que canceló la suspensión.
- Si la clase ya se llenó mientras el paquete estuvo suspendido (por ejemplo, alguien de la lista de espera tomó el lugar), ese turno no se recupera.
- Se recuperan en orden de fecha, hasta donde alcancen los turnos disponibles del paquete, y solo clases anteriores al vencimiento del paquete.
¿Qué ve el socio en la app?
En la sección "Mis Clases":
- Si tiene pago pendiente: ve un cartel rojo "PENDIENTE DE PAGO" en el paquete y la fecha límite de pago.
- Si está suspendido: ve un cartel "SUSPENDIDO POR FALTA DE PAGO" y no puede reservar turnos.
- Si ya pagó: no se muestra la fecha límite ni el aviso de deuda.
Resumen del flujo
| Momento | Qué pasa |
|---|---|
| Se crea el paquete | Se calcula la fecha límite de pago según la configuración |
| Días previos al vencimiento | El socio recibe notificaciones push diarias |
| Vence el plazo sin pagar | El paquete se suspende automáticamente |
| El socio adjunta comprobante | Se marca como pagado, se reactiva y se recuperan los turnos fijos que canceló la suspensión |
| El admin detecta comprobante inválido | Puede volver a marcar como impago |
Suspensión automática por vencimiento
Además del control de pago, Crossfy puede suspender automáticamente a los socios cuyo paquete ya venció por fecha (independientemente de si pagaron o no). Es una opción distinta a la suspensión por falta de pago.
Se configura desde Configuración > Vencimientos y Deuda, en la sección "Suspensión de socios":
Suspensión automática de vencidos: si está activada, suspende a los socios cuya fecha de vencimiento ya pasó. El socio suspendido no puede reservar clases.
Días de tolerancia: cuántos días después del vencimiento se espera antes de suspender. Por ejemplo, 3 = se suspende 3 días después de la fecha de vencimiento del socio.