Paquetes de Turnos y Reservas

En esta sección encontrarán toda la información referente a los paquetes de turnos, la reserva de clases y las validaciones del sistema.

Nuevo Paquete de Turnos

Desde el perfil del socio se puede cargar un nuevo paquete de turnos. Detallamos cada uno de los campos:

  • Disciplinas: Las disciplinas para las cuales el paquete será válido. El socio solo podrá reservar turnos en clases de dichas disciplinas. Si no se selecciona ninguna, el paquete es válido para todas las disciplinas.

  • Cantidad de clases: Cuántos turnos podrá reservar el socio en el período.

  • Fecha Desde: A partir de qué fecha el paquete es válido. El socio no puede reservar clases anteriores a esa fecha.

  • Fecha de Vencimiento: En dicha fecha el paquete quedará vencido y los turnos no utilizados ya no tendrán validez.

  • Estado: Activo, Vencido, Pausado o Suspendido por deuda. Solo con un paquete Activo el socio puede reservar. Un paquete Pausado no se vence mientras está en pausa: su fecha de vencimiento se extiende un día por cada día pausado.

  • Límite de turnos por semana: Si existe un límite semanal para la reserva, indicarlo aquí. La semana se cuenta de lunes a domingo. Por ejemplo, si ponen 2, el socio solo podrá reservar 2 clases por semana.

  • Límite de recuperos: Cuántas clases puede recuperar el socio con este paquete, si tiene turnos fijos y el gimnasio usa recuperos. En blanco usa el valor de Configuración → Reservas; 0 no permite recuperos.

  • Pago recibido: Marcar si el paquete fue abonado. Si no está pago, la aplicación le mostrará un recordatorio al socio cada vez que abra la app.

  • Fecha límite de pago: Hasta cuándo tiene el socio para pagar un paquete que no está abonado. Si se deja vacío, se calcula automáticamente según la configuración de Vencimientos y Deuda.

  • Solo permitir reservas de clases del administrador: Si activan esta opción, solo un administrador podrá reservar los turnos de este socio. El socio podrá ver sus turnos y cancelarlos, pero no podrá reservar nuevos. Útil para gimnasios donde los turnos se gestionan desde administración.

  • Auto-renovar al vencer: Si está activo (y el gimnasio tiene habilitada la renovación automática en la configuración de Vencimientos y Deuda), al vencer se crea solo un paquete nuevo para el período siguiente.

  • Registrar en caja: Si tienen al menos una caja creada, aparece esta opción para imputar el cobro directamente. Incluye los campos de Importe, Concepto y Caja.

Aviso de clases según los turnos fijos

Si el socio tiene turnos fijos, al cargar el paquete el sistema calcula cuántas clases caen en el período elegido según los días en que asiste y las disciplinas que el paquete cubre. Si la cantidad de clases que cargan es menor a esa cuenta, aparece un aviso indicando cuántas clases habría en el período. Por ejemplo: si el socio va fijo los martes y jueves y en el mes hay 9 clases de esos días, pero cargan 8, el aviso lo señala.

Es solo una sugerencia: no bloquea la carga ni modifica la cantidad. La cuenta se hace por calendario, así que si en el período hay un feriado u otro día sin clase, pueden cargar la cantidad menor e ignorar el aviso.

Estados de un turno

Un turno puede estar en los siguientes estados:

  • Reservado: El socio tiene lugar confirmado en la clase. Este turno se descuenta del paquete.

  • Presente: El socio asistió a la clase. Se puede marcar mediante check-in con código QR o desde el panel de administración. También se descuenta del paquete.

  • Ausente: El socio no asistió, o canceló fuera del tiempo de tolerancia. El turno se descuenta del paquete como penalización. Ver Cancelación de turnos.

  • Eliminado: El turno fue cancelado dentro del tiempo permitido. No se descuenta del paquete.

  • Reservado Futuro: Es una reserva tentativa que se genera con los turnos fijos cuando el paquete actual no cubre esa fecha. No se descuenta del paquete hasta que se active.

Reserva de turnos

Hay dos formas de realizar una reserva: que lo haga el propio socio desde la aplicación, o el administrador desde el panel.

Para reservar, el socio debe tener un paquete activo habilitado para la disciplina de la clase, y disponer de turnos disponibles.

Validaciones al reservar

Estas son las validaciones que el sistema ejecuta al momento de reservar un turno. Las marcadas con (*) solo aplican cuando reserva el socio:

  • Consentimiento Legal*: Si el gimnasio tiene el consentimiento obligatorio activado, se verifica que el socio tenga uno vigente.

  • Apto físico*: Si el gimnasio tiene el apto físico activo y obligatorio para turnos, se verifica que el socio tenga el apto vigente.

  • Días previos para reserva*: Si está configurada la cantidad de días previos, se verifica que estemos dentro del rango.

  • Ventana de reserva*: Se verifica la ventana de horas desde y minutos hasta para reservar, configurada en el gimnasio.

  • Clase no finalizada*: Se verifica que la clase no haya pasado.

  • Paquete activo: El socio debe tener al menos un paquete en estado Activo. Si solo tiene paquetes suspendidos por deuda, el mensaje es "Tu paquete está suspendido por falta de pago".

  • Paquete para la disciplina: El paquete debe cubrir la disciplina de la clase.

  • Turnos disponibles: El paquete debe tener turnos sin usar.

  • Solo reserva admin*: Si el paquete tiene marcada esta opción, el socio no puede reservar por su cuenta.

  • Límite semanal*: Si el paquete tiene límite semanal, se verifica que no se haya alcanzado (de lunes a domingo).

  • Una clase por día por disciplina*: No se puede reservar dos veces en el mismo día para la misma disciplina, salvo que la disciplina lo permita expresamente.

  • Fecha dentro del paquete: La clase debe estar entre la fecha de inicio y la fecha de vencimiento del paquete.

  • Sin turno duplicado: El socio no debe tener ya un turno activo en esa clase.

  • Cupo disponible: La clase no debe estar llena. Si lo está, el socio puede anotarse en la lista de espera. También aplica cuando reserva el administrador.

Diferencias entre reserva del socio y del administrador

Cuando un administrador reserva un turno para un socio, se saltan varias validaciones:

  • No se verifica la ventana de días/horas/minutos previos.
  • No se verifica el límite semanal.
  • No se verifica la restricción de una clase por día por disciplina.
  • No se verifica la restricción de solo reserva admin.

El cupo sí se verifica: si la clase está llena, el administrador tampoco puede anotar al socio y aparece "La clase ya está completa". Para sumarlo igual, primero hay que aumentar la capacidad de esa clase.

Cancelación de turnos

Para conocer en detalle las reglas de cancelación, tolerancia y penalización, consulten el artículo dedicado: Cancelación de turnos y penalización.

Turnos fijos (recurrentes)

Los turnos fijos permiten fijar un horario semanal a un socio. Esta funcionalidad es gestionada exclusivamente por el administrador. Para más detalle, consulten: Turnos fijos: reservas recurrentes.

Casos particulares

¿Qué pasa si el socio tiene dos paquetes activos?

El sistema elige automáticamente de cuál descontar el turno. Prioriza el paquete específico para la disciplina que tenga turnos disponibles y cuya fecha de vencimiento cubra la clase. Si tiene un paquete que vence pronto y otro más largo, usará primero el que está por vencer (siempre que cubra la fecha de la clase).

El socio tiene paquete activo y no puede reservar, ¿qué puede ser?

Las posibilidades más comunes son:

  1. Tiene un paquete activo pero no para la disciplina que quiere reservar. Solución: editar el paquete y activar la disciplina.

  2. El paquete tiene marcado "solo reserva admin". Solución: el administrador debe reservar el turno, o desactivar esa opción.

  3. Alcanzó el límite semanal de reservas. Solución: esperar a la próxima semana o editar el límite del paquete.

  4. La clase está fuera de la ventana de reserva configurada. Solución: esperar a que se abra la reserva, o que el administrador reserve por el socio.

  5. Por error se le asignó el paquete a un socio con el mismo nombre (socios duplicados). Solución: unificar al socio eliminando el duplicado.

¿Cómo crear un pase libre sin límite de turnos?

Crear un paquete con un número alto en cantidad de turnos, por ejemplo 999. No seleccionar ninguna disciplina para que sea válido para todas.