Te contamos qué tiene que tener una plantilla editable de horarios para gimnasios y Pilates con KPIs, reglas y tips para subir ocupación y reducir no-shows.
Si tenés un estudio de Pilates o un gimnasio, y la grilla la armás “a ojo”, vas a tener picos vacíos y clases reventadas, más no-shows y coaches corriendo. Para ordenar rápido, te vamos a enseñar cómo armar una plantilla de horarios para gimnasios y estudios de Pilates: y de esa manera vas a poder estructurar bloques, visualizar ocupación y tomar decisiones con datos. En minutos vas a medir lo que importa y ajustar sin fricción.
Definiciones claras para que entiendas cada concepto del artículo: KPI = Indicador Clave de Desempeño; NPS = Net Promoter Score (encuesta 0–10); TCO = Costo Total de Propiedad; SLA = Acuerdo de Nivel de Servicio.
En Crossfy Blog ya te dimos cuáles son las diferencias clave entre pilates mat y pilates reformer, te contamos cuál es el tipo de pilates más efectivo, y te dimos ideas para el Instagram de tu estudio, entre otros artículos que te van a servir para seguir creciendo con tu negocio. Hoy, queremos que aprendas a armar una plantilla de horarios para tu gimnasio o estudio Pilates. ¡Empecemos!
¿Cómo crear una plantilla de horarios editable que aumente la ocupación y reduzca no-shows?
Paso 1 — Mapa de demanda (mínimo 2 semanas)
Registrá por franja: ocupación (reservas/cupos), no-shows y lista de espera. Con eso armás un heatmap (verde=alto, rojo=bajo) para detectar picos/vales y decidir dónde sumar o mover clases. Visual sugerido: captura del heatmap por día/hora.
Paso 2 — Bloques y duraciones estándar
Definí formatos fijos (45’, 55’ o 60’) para simplificar la grilla y la comunicación. Pilates: alterná Reformer/Mat y sumá 5’ de transición para sanitizar camillas y ordenar accesorios.
Paso 3 — Regla 70/30 para abrir/cerrar franjas
Si una franja sostiene ≥70% de ocupación por 2–3 semanas, clonala en horario cercano. Si cae <30% por 3 semanas, fusioná o mové. Mirá ocupación media y varianza semanal para evitar decisiones por “una semana rara”.
Paso 4 — Buffers operativos
Dejá 5–10’ entre clases para limpieza, ingreso y cobros. Evita solapamientos: si un bloque termina a :50, el siguiente arranca a :00.
Paso 5 — Política anti no-show
Activá recordatorios (24 h y 3 h) y ventana de cancelación (sin cargo hasta 4 h). Aplicá sanción blanda al 2º no-show (p. ej., pérdida de prioridad de reserva por 7 días).
Paso 6 — Lista de espera con auto-asignación
Cuando se libera un cupo, el sistema asigna al primero de la lista y envía aviso. Con recordatorios + waitlist, es común ver −20–40% de no-shows en 30 días.
Paso 7 — Sheets/Excel vs app (cuándo saltar)
Usá Sheets para prototipar. Pasá a app de gestión cuando superes 150 reservas/semana, tengas múltiples salas o necesites reportes por franja sin planillas manuales.
¿Qué KPIs y reglas operativas necesito para que la grilla funcione en la vida real?
KPIs mínimos (en llano y con acciones)
Ocupación por franja = reservas / cupos. Meta: 75–85%.
Si ≥85% por 2 semanas: abrí una franja espejo; si ≤60%: revisá horario o coach.
No-show = % de ausentes. Meta: <8–10%.
Acción: 2 recordatorios (24 h y 3 h), ventana de cancelación y lista de espera activa.
Reubicaciones (cambios de turno en la semana). Meta: <15%.
Acción: nombres de clase claros, buffers de 5–10’ y reglas de cambio simples.
NPS mensual por clase/turno. Meta: >50.
Acción:* si baja en una franja, auditá coaching, densidad y señalización del nivel.
Lead time de reserva (horas de anticipación). Uso: ayuda a “stockear” cupos;
Acción: si la gente reserva con poca anticipación, comunicá “últimos lugares” 6–8 h antes.
Reglas operativas simples
Semáforo de franjas
- Verde (≥85% 2 semanas): cloná oferta.
- Amarillo (50–70%): testeá horario, coach o naming.
- Rojo (<50% 3 semanas): fusioná o mové.
Naming que vende: Anticipá beneficio + formato/tiempo: “Pilates Reformer Power 50’”, “Mobility Express 30’”.
Cadencia de revisión: Viernes 20’: mirá tablero y definí cambios. Lunes: aplicá ajustes.
FAQ breve
¿Google Sheets/Excel o app?
Para prototipar cambios rápidos, Sheets/Excel alcanzan. Cuando necesitás consistencia (múltiples coaches/salas, políticas de cancelación, listas de espera y recordatorios automáticos), una app de gestión baja el TCO (Costo Total de Propiedad: menos tiempo, menos errores) y te da trazabilidad: historial por alumno, control de accesos, reportes por franja y clonación de clases en un clic. Extra: si trabajás con staff rotativo o sedes, la app evita versiones desactualizadas de la grilla.
¿Cuándo abrir una 2ª sala o sumar camillas?
Si 4 franjas seguidas sostienen ≥85% de ocupación y la lista de espera supera 10% de los cupos, tenés demanda contenida. Validá además:
- Lead time de reserva: si se agotan con >24 h de anticipación, hay margen.
- Ingresos por hora = precio x cupos x ocupación. Comparalo contra el costo por hora (coach + alquiler + limpieza + amortización de camillas). Si el margen/hora se mantiene saludable con la expansión y no afecta buffers de limpieza, abrí la 2ª sala o sumá camillas.
- SLA interno: asegurá tiempos de preparación/rotación para no degradar la experiencia.
Cuando pasás de improvisar a operar con una plantilla de horarios editable, 5 KPIs claros (ocupación, no-show, reubicaciones, NPS, lead time) y reglas de semáforo, la grilla deja de ser un rompecabezas diario y se convierte en un sistema: abrís donde hay demanda, corregís donde se cae y mantenés buffers para que todo fluya. El resultado es simple: más ocupación, menos huecos y mejor experiencia.
Cómo te ayuda nuestra aplicación Crossfy: centralizá reservas, activá listas de espera con auto-asignación, enviá recordatorios y mirá reportes por franja para decidir con datos. Implementalo hoy y empezá a ver un calendario más lleno —y sin caos— en 30 días. ¡Hasta la próxima!
